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Cómo creé mi propio gestor de tareas tipo Asana o Trello con ChatGPT y Codex
Soy Jairo Vélez. Quería que mi equipo supiera qué hacer, para quién y para cuándo, sin sumar una herramienta complicada. Así construimos DOP Tareas con ChatGPT y Codex: una plataforma propia, inspirada en la lógica de Asana y Trello, con responsables, tareas repetitivas y notificaciones en el celular.
El problema no era crear otra app
En De Otro Planeta somos aproximadamente 15 personas y alrededor de 10 participamos en la operación diaria. Necesitábamos asignar trabajo, repartir responsabilidades y ver avances sin depender de recordar cada conversación. También quería que las asesoras pudieran asignarse tareas entre ellas y que Camila y yo tuviéramos una vista de administración.
Ya teníamos herramientas de trabajo. Antes de añadir otra suscripción, quise explorar una plataforma sencilla, con nuestra identidad y con una pregunta importante: ¿qué conservaríamos si cambiábamos de proveedor? La respuesta no podía ser solo una pantalla bonita: necesitábamos guardar los datos, controlar accesos y poder sacar una copia.
No construimos una réplica completa de Asana o Trello, ni tenemos afiliación con esas marcas. Hicimos una herramienta para nuestra operación. La IA ayudó a construir el software; las decisiones, la revisión y las pruebas siguieron siendo responsabilidad nuestra.
Antes de empezar: qué necesitas
Esta guía está pensada para quien dirige una empresa, no solo para quien programa. Los prompts son versiones editadas y reutilizables de nuestras instrucciones, no una transcripción literal. Las capturas muestran el software real con datos ficticios; la portada es una ilustración.
- Una cuenta con acceso a Codex y un entorno donde pueda trabajar con los archivos del proyecto. Un chat de texto por sí solo no aloja una aplicación.
- Una lista de personas, roles y reglas: quién asigna, quién ve cada tarea y quién administra. Define también qué significa terminar una tarea.
- Un computador para revisar el borrador y celulares para probar la experiencia real. Empieza con datos de ejemplo, no con información confidencial de clientes.
- Un alojamiento con backend y base de datos, y HTTPS para la versión pública. Un dominio propio es opcional; nosotros usamos un subdominio.
- Una persona responsable de revisar seguridad, costos, respaldos y mantenimiento antes de incorporar a todo el equipo. No compartas claves privadas dentro de un prompt.
1. Explica el trabajo, no solo la pantalla
Mi punto de partida fue describir a las personas y su día a día. Después de ver la primera versión, ajustamos los nombres, las fotos del equipo y la forma de presentar el trabajo. Pedir un borrador permitió revisar antes de publicar.
Quiero una plataforma de tareas para [empresa], con [número] personas. Necesito administradores y asesores; los asesores pueden asignar tareas a otros. Cada tarea debe tener título, contexto, cliente, responsable, fecha, prioridad y estado. Incluye Mi día, lista, tablero y comentarios. Usa datos ficticios. Primero revisa lo que ya existe y muéstrame un borrador adaptable a móvil. No publiques ni reemplaces datos existentes. Explica costos y límites antes de elegir servicios.
Un espacio de trabajo con responsables y estados visibles, vistas de lista y tablero, búsqueda y filtros. La administración tiene controles adicionales. Cada persona entra con su usuario y contraseña: esta versión no utiliza inicio de sesión con Google.
2. Pide que los datos vivan fuera del navegador
Una demostración puede perder sus datos al cambiar de dispositivo si solo usa almacenamiento local. Por eso pedimos una base de datos en el servidor y permisos que no dependieran de ocultar botones.
Conecta el borrador a una base de datos persistente. Valida en el servidor qué puede leer o modificar cada rol. Protege contraseñas y sesiones, limita intentos de acceso y no pongas secretos en el código público. Prueba con dos usuarios en navegadores diferentes. Añade exportación de tareas y explica cómo respaldar y recuperar los datos. No uses las cuentas ni la base de producción para las pruebas.
La interfaz consulta una API; la API comprueba la sesión y los permisos y guarda el trabajo en una base de datos. Cambiar el software no significa sustituir esa base. Las exportaciones ayudan a conservar información, pero una migración también necesita código, configuración y un procedimiento de recuperación probado.
- 01Persona: entra con su cuenta
- 02Servidor: comprueba permisos
- 03Base de datos: conserva el trabajo
3. Convierte una rutina en una tarea repetitiva
Cuando empezamos a usar la plataforma apareció una necesidad cotidiana: hay tareas que vuelven cada día. También simplificamos la elección de clientes con un desplegable y una opción para escribir otro nombre.
Añade frecuencia de la tarea: todos los días, lunes a viernes o días de la semana elegidos. Cada ocurrencia debe conservar su propio estado e historial y no duplicarse al actualizar. Usa el horario de Colombia. Añade una lista de clientes y la opción Otro con escritura manual. Conserva las tareas ya registradas y prueba todo en una copia aislada antes de publicar.
Podemos crear una rutina sin volver a escribirla cada día. En esta versión las ocurrencias del día se generan cuando la aplicación consulta o actualiza la información; no hay un programador de alarmas a una hora fija. Completar la tarea de hoy no completa la de mañana.
4. Lleva el aviso al celular
Queríamos enterarnos de cambios sin tener que abrir la plataforma para comprobar si había algo nuevo. Implementamos notificaciones web push, con permiso explícito por dispositivo. Se aplican a eventos como asignaciones, cambios y comentarios según las reglas de destinatarios; no son mensajes de WhatsApp.
Implementa Web Push con HTTPS, service worker y claves VAPID protegidas en el servidor. Cada usuario debe poder activar, desactivar y probar avisos en su dispositivo. No reveles información sensible en la pantalla bloqueada. Separa datos de prueba y producción. Prueba en iPhone y Chrome para Android antes de publicar y distingue entre un envío aceptado por el proveedor y una notificación recibida por la persona.
Primero comprobé la recepción en iPhone y después en Chrome para Android. En Android entré, permití las notificaciones y envié la prueba: el aviso llegó a la bandeja de notificaciones sin instalar la web. Es la confirmación de mis dispositivos, no una garantía para todas las versiones y configuraciones.
- 01Permitir: cada dispositivo decide
- 02Enviar prueba: comprobar la entrega
- 03Recibir: revisar la bandeja del celular
Android e iPhone: notificaciones e icono de inicio
En Android son dos acciones distintas. Para los avisos de DOP Tareas: entra desde Chrome, abre tu perfil, activa las notificaciones, permite el aviso del navegador y pulsa Enviar prueba. Mantén habilitadas las notificaciones de Chrome en los ajustes del teléfono. No necesitas instalar la web para este recorrido.
Para tener también el icono en Android: abre la web en Chrome, toca los tres puntos y elige Instalar y crear acceso directo. Después selecciona Instalar, si aparece, o Crear acceso directo y confirma Añadir. El nombre puede variar según la versión. La instalación puede abrir la aplicación en una ventana propia; un acceso directo sencillo abre la web en Chrome. Ninguna de esas opciones es un widget de tareas.
En iPhone, con iOS 16.4 o posterior: abre la web en Safari, usa Compartir y Añadir a pantalla de inicio. Abre la aplicación desde ese icono, inicia sesión y activa las notificaciones desde tu perfil. Acepta el permiso y envía una prueba. En este caso, el paso de añadir la app a inicio es necesario para Web Push.
Si el aviso no se ve, revisa los permisos del sitio y del sistema, los modos de concentración y la sesión de la cuenta. No publiques claves ni capturas de datos privados al pedir ayuda. Añadir el icono tampoco convierte esta plataforma en una aplicación que funcione sin conexión.
5. Mejora el software sin borrar el trabajo
Una vez había tareas reales, esta pasó a ser mi condición principal: cualquier mejora debía conservar los registros. Probamos en un entorno separado y publicamos únicamente después de revisar.
Antes de actualizar producción, crea y verifica un respaldo recuperable. Compara usuarios, tareas, estados, recurrencias e historial antes y después. Aplica solo las migraciones necesarias y evita reiniciar o sembrar datos de ejemplo en producción. Documenta los cambios, los archivos, la configuración y cómo volver a una versión estable. Detente si hay riesgo de pérdida de información y espera mi autorización para publicar.
El código y los datos se gestionan por separado. Las nuevas tablas y funciones se incorporaron sin reemplazar los registros existentes. Tener una copia es solo el comienzo: hay que comprobar que se puede recuperar y que el código anterior sigue siendo compatible con los cambios de base de datos.
- 01Respaldar y verificar
- 02Probar con datos ficticios
- 03Publicar y comparar registros
Qué construyó Codex por dentro
ChatGPT y Codex ayudaron a traducir mis instrucciones en código, revisar errores y preparar pruebas. Esta es la arquitectura de nuestro proyecto, no una lista de herramientas obligatorias para cualquier empresa.
- Interfaz: React y TypeScript, con Vinext. Pantallas de tareas, equipo y perfil adaptadas a móvil y computador.
- Backend: un Worker de Cloudflare sirve la API. Cloudflare D1, basado en SQLite, conserva usuarios, tareas, comentarios, recurrencias y suscripciones push; los cambios de esquema se versionan con migraciones.
- Acceso: contraseñas derivadas con PBKDF2 y sal individual, sesiones en cookies HttpOnly y comprobaciones de permisos en el servidor. Ninguna de estas medidas elimina la necesidad de una revisión de seguridad.
- Push: service worker, manifiesto web y VAPID. El servidor envía a la suscripción autorizada de cada dispositivo; no hace falta publicar una aplicación en las tiendas para usar este recorrido web.
- Publicación: Sites sobre infraestructura de Cloudflare y un subdominio configurado en GoDaddy. El DNS dirige al alojamiento; no almacena las tareas. No se modificaron los registros de correo ni la web principal para crear el subdominio.
- Portabilidad: código versionado, exportación CSV y respaldo JSON de datos de negocio. Este JSON no incluye credenciales ni sesiones y no equivale a una restauración completa con un clic.
Lo que aprendimos, los costos y los límites
La primera prueba push no llegó. Detectamos una opción de red incompatible con el entorno de ejecución y la corregimos. La lección fue concreta: que una prueba simulada pase no significa que el aviso ya llegue al celular. Hay que probar el servidor real y confirmar la recepción en dispositivos reales.
Construir con IA no significa consumir IA en cada tarea. Esta versión no llama a un modelo de OpenAI para crear tareas, cambiar estados o enviar push. Sí hay que contemplar el plan usado para desarrollar, dominio, alojamiento, base de datos, límites de uso y mantenimiento. No prometemos que sea gratuito para siempre ni damos una tarifa universal.
El correo del perfil es un dato de contacto: no activa por sí mismo correos automáticos, acceso con Google ni mensajes de WhatsApp. Esas integraciones requieren implementación y evaluación de costos y permisos. Tampoco se incluyeron alarmas programadas a una hora fija, trabajo sin conexión ni todas las funciones de un gestor empresarial consolidado.
Conservar el código y los respaldos ayuda a cambiar de proveedor; no mantiene el servicio encendido si se cancela el alojamiento sin migrarlo. Para un equipo sin soporte técnico, una herramienta existente puede seguir siendo la mejor decisión. Mi recomendación es empezar por una necesidad pequeña, comprobarla y crecer sin comprometer los datos.
Llévate la guía y adáptala a tu empresa
Empieza con el primer prompt, sustituye los campos entre corchetes y revisa el resultado antes de continuar. No envíes todos los pasos a la vez sin comprobar los accesos y la persistencia. El objetivo no es tener más software: es que el equipo tenga claro su siguiente paso.
Fuentes y referencias
ESTRATEGIA · CREACIÓN · VENTAS
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